Télétravail : Manager son équipe à distance

1. Mettre en place des outils de communication

La communication entre les collaborateurs est incontestablement l’élément le plus important pour fédérer votre équipe et améliorer sa productivité. Par chance, nous sommes entrés dans l’ère du digital ; il est donc très facile de rester connecté. 

Pour cela, il vous suffit d’implémenter des outils NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication), tel que Chat, Slack, ou Skype. Ces outils sont très simples d’utilisation, et très efficaces. Ils permettent de s’envoyer des messages, de réaliser des visioconférences et même d’échanger des documents. Ainsi, chacun peut suivre en temps réel les projets, rester informé des dernières actualités et modifications, pour continuer à travailler en symbiose avec le reste de l’équipe. 

Vous pouvez également intégrer à ces services des outils collaboratifs tels que Google Drive, OneDrive ou DropBox afin de stocker et partager des documents accessibles par chacun, selon les autorisations définies.

Notez qu’il est primordial de prendre le temps d’échanger avec vos collaborateurs pour s’assurer qu’ils ont bien compris vos attentes. Il ne faut surtout pas hésiter à paraphraser ou répéter certaines choses si elles ne sont pas claires. Un bon travail ne peut être réalisé sans un plan d’action concis et précis.

2. Définir un cadre et organiser son équipe

Un bon manager doit être capable d’encadrer ses collaborateurs, les écouter et les leader vers la réalisation d’objectifs fixés. Pour cela, il est nécessaire de créer un cadre de travail et le faire respecter. 

Vous pouvez par exemple déterminer une plage fixe de travail pour s’assurer que tous les membres de l’équipe soient actifs et joignables à certaines heures de la journée (exemple : de 10h à 16h). Les salariés peuvent ensuite autogérer le reste de leur emploi du temps en fonction des deadlines de leurs projets et de leurs obligations personnelles.

Vous devez également fixer des missions claires dans un temps imparti. Ainsi, chacun peut s’organiser en tenant compte des actions à mener et des dates de rendu. Cela permet d’optimiser la gestion du temps en priorisant certaines missions, et de générer un meilleur engagement de vos équipes et une meilleure dynamique. Vous pourrez ensuite mieux mesurer les résultats par rapport aux objectifs fixés, en vous appuyant sur les outils collaboratifs ou de gestion interne implémentés.

3. Engager et responsabiliser ses collaborateurs 

Vous le savez sûrement déjà, si un manager est apprécié par ses équipes, ces dernières auront tendance à plus s’investir dans leur travail. Cela passe par la responsabilisation et l’engagement des collaborateurs. Mais comment faire à distance ? Voici quelques astuces :

• Organiser des visioconférences individuelles. Cela vous demandera peu de temps (environ 15 minutes par personne) et aura un effet très positif. Vos collaborateurs pourront vous faire part de leurs idées et de leurs difficultés. Vous conserverez ainsi un lien de proximité avec eux, pour les guider en fonction de leur situation
• Attribuer un rôle à chacun. Le principe est simple, il suffit de définir des chefs de projets ou des référents. En déléguant des tâches vous responsabilisez vos collaborateurs et vous pourrez vous concentrer sur vos missions managériales essentielles. Vous devez bien entendu garder un œil sur l’évolution des projets.

Le management à distance n’a désormais plus de secret pour vous. Si vous devez retenir une chose : veillez à être présent pour vos collaborateurs. Pour cela, multipliez vos appels et vos interactions et organisez vos équipes.